Contoh Kasus Audit SDM: Studi Kasus pada PT KAI

Sejarah SDM

Manajemen SDM merupakan cara pengelolaan aktivitas perusahaan yang menyangkut tenaga kerja.

Cara pengelolaan tersebut mengalami perkembangan yang awalnya manusia hanya sebagai faktor produksi (yang untuk bekerja saja harus dipaksa dari penguasa kepada manusia yang tidak berdaya atau disebut juga perbudakan).

Selanjutnya perbudakan dihapuskan, dan manusia mendapatkan haknya untuk mendapatkan imbalan sesuai atas kontribusi yang diberikan.

Kontribusi meningkatkan maka imbalan pun meningkat, begitu sebaliknya.

Oleh karena itu, terciptalah sistem administrasi pesonalia atau disebut juga manajemen SDM untuk mengelola aktivitas tsb.

Untuk mengawasi sistem manajemen SDM berjalan dengan baik, maka dilakukan audit SDM.

Definisi Audit SDM

Adalah proses pemeriksaan terhadap kebijakan, prosedur, dokumentasi, sistem, dan kinerja seluruh sumber daya manusia dalam suatu perusahaan.

Audit SDM dapat membantu perusahaan dalam menilai kinerja dari departemen SDM (HRD).

Tujuan Audit SDM:

Untuk mengungkapkan kelebihan dan kekurangan terhadap kinerja sistem SDM dalam suatu perusahaan.

Selanjutnya, dilakukan analisis dan evaluasi untuk meningkatkan performa SDM.

Audit SDM merupakan salah satu komponen penting untuk mengetahui perkembangan dan standar kualitas dalam sebuah perusahaan, terutama perusahaan jasa.

SDM merupakan intangible asset yang sangat bernilai bagi kemajuan perusahaan.

Manfaat Audit SDM adalah diharapkan mampu membentuk karakter SDM yang unggul, berintegritas, dan produktif.

Sehingga, dapat  menjadi kekuatan dan meningkatkan nilai perusahaan (value of the firm).

SDM menjadi modal utama perusahaan (Human Capital).

Proses audit SDM terdiri dari 8 komponen utama, yaitu:

1.Sistem Informasi Manajemen SDM

2.Rekrutmen

3.Dokumentasi

4.Pelatihan, pengembangan, dan jalur karir

5.Kompensasi dan imbalan

6.Pengukuran kinerja dan evaluasi

7.Peralihan dan pemberhentian

8.Perlindungan hukum dan personalia

STUDI KASUS PADA PT KAI

Industri Kereta Api adalah industri yang padat modal sekaligus padat karya.

Awalnya moda kereta api di Indonesia dipersepsikan jauh dari modern, kumuh, massal, jorok, hanya untuk kalangan ekonomi bawah, dan menjadi pilihan terakhir jika moda transportasi lain tidak ada.

Setelah melalui transformasi, terutama peningkatan kualitas SDM, kini moda Kereta Api menjadi pilihan utama konsumen dan menjadi salah satu BUMN terbaik di Indonesia.

Permasalahan yang pernah dihadapi (tahun 2009):

Defisit keuangan yang kronis

Pertumbuhan subsidi operasional

Sistem harga yang tdk menyesuaikan biaya

Biaya operasional tinggi

Efisiensi operasional & teknis yang rendah

Produktivitas tenaga kerja yang rendah

Rendahnya kualitas jasa pelayanan

Buruknya perawatan asset

Kurangnya dana investasi infrastruktur transportasi

Kurangnya partisipasi pihak swasta di sektor transportasi

Solusi yang dilakukan PT KAI terkait SDM

Komitmen pemimpin

Reorganisasi

Perubahan kesejahteraan

Hubungan industrial yang harmonis

Perubahan program pengembangan SDM (Replacement & Carier Path)

Perubahan sistem administrasi

Perubahan pola rekrutmen

Transformasi SDM

Adalah proses perbaikan perusahaan secara keseluruhan (transformasi) bertujuan untuk mencapai hasil akhir berupa Kinerja Perusahaan yang Lebih Baik (better corporate performance)

3 komponen transformasi SDM PT KAI:

Komitmen Manajemen

Penerapan Manajemen Perubahan (Change Management)

Implementasi Teknologi Informasi

Komitmen Manajemen : 

1.Sistem Baru Remunerasi kenaikan tingkat imbalan (gaji/pendapatan) dalam bentuk uang tunai atau fasilitas.

2. Imbalan dan Penalti Terkait Kinerja:

- menghargai prestasi, inisiatif, & ketekunan

- sebagai motivasi

- sebagai peringatan agar tidak lalai

- meningkatkan kinerja perusahaan

- menghindari kerugian perusahaan

- menghilangkan budaya senioritas

3. Merekrut Para Professional

- untuk mempercepat proses transformasi

- faktor keamanan & keselamatan (Jasa Transportasi menyangkut nyawa manusia)

4. Penegakan Aturan (Law Enforcement)

Sistem sanksi, insentif, & transparansi untuk mencapai CGG (Corporate Good Governance)

5. Pengembangan SDM

- perencanaan karir

- pelatihan internal oleh Pusat Pendidikan dan Pelatihan KAI

- kursus teknik & manajemen di dalam negeri

- pelatihan di luar negeri

- studi banding kereta api luar negeri

Implementasi Teknologi Informasi

Bertujuan untuk mengelola pekerja berjumlah hampir 27.000 orang dengan rapi & tertib.

Dengan teknologi informasi akan didapatkan data pekerja yang valid, objektif, dan ter-update, sehingga keputusan manajemen terkait tenaga kerja menjadi lebih cepat.

Misal, talent maping, yaitu pemetaan SDM berdasarkan bakat setiap individu sesuai aspek kekuatan yang bersangkutan dan dibandingkan dengan aspek kebutuhan perusahaan.

PT KAI menggunakan SAP (System Application and Product in Data Processing).

Apa Itu SAP?

- aplikasi ERP yang terlah teruji di berbagai bidang

- SAP memiliki solusi spesifik

- SAP memiliki fleksibilitas dengan aplikasi yang sudah ada

- SAP memiliki bisnis proses yang teruji

- SAP menjamin integritas data & informasi

- SAP meningkatkan kontrol terhadap kepatuhan atas SOP & kebijakan standar

Manfaat SAP:

- Database pekerja untuk perencanaan kebutuhan pegawai lebih akurat

- Adanya bisnis proses baru yang telah teruji dan dapat menciptakan budaya perusahaan yang baru

- Memudahkan fungsi kontrol di personalia

- Mempercepat proses adm kepegawaian

- Penyederhanaan birokrasi SDM

-Terintegrasi dengan modul lain seperti keuangan/akuntasi (FI/CO), material management & plan maintenence (MM/PM)

Manajemen Perubahan

1.Kepemimpinan Perubahan

- proses kepemimpinan berdasarkan teladan.

- penerapan gaya kepemimpinan pada struktur, budaya, dan strategi perusahaan.

- customer oriented

2. Transformasi Nilai-Nilai & Perubahan Paradigma

- perubahan logo menggambarkan semangat dan budaya baru perusahaan

- budaya pelayanan

- budaya prestasi

5 nilai budaya KAI (integritas, professional, keselamatan, inovasi, dan pelayanan prima)

3. Reorganisasi Manajemen dan Struktur Perusahaan

Untuk mendukung transformasi nilai budaya kerja yang baru, disesuaikan dengan visi & misi perusahaan.

Fungsi Perusahaan sebelum tahun 2009 :

-Operasi

-Teknik

-SDM & Umum

-Keuangan

-Pengembangan Usaha

Fungsi Perusahaan KAI saat ini:

-Komersial

-Operasi

-Prasarana & Pengembangan

-Sarana

-Keselamatan & Keamanan

-Pengembangan SDM & IT

-Logistik dan Aset KAI

-Aset Tanah dan Bangunan

-Keuangan

Dampak perubahan organisasi (Reorganisasi) :

-Peluang peningkatan karir

-Spesialisasi tenaga kerja yang lebih tajam

-Batasan ukuran kinerja semakin jelas

-Biaya tenaga kerja, khususnya level manajerial, yang meningkat

-Terjadinya mekanisme saling mendukung dan saling mengawasi di antara direktorat.

 KESIMPULAN

Nyawa sebuah perusahaan terletak pada kualitas SDM-nya, oleh karena itu SDM harus dikelola dengan tepat.

SDM dapat menjadi kunci kemajuan suatu perusahaan, tetapi SDM juga dapat menjadi penyebab kemunduran perusahaan.

Untuk itu, sebuah perusahaan membutuhkan budaya, sistem dan etos kerja yang baik untuk memelihara serta meningkatkan kinerja tiap-tiap individu.

Etos kerja yang baik adalah semangat memajukan organisasi di atas kepentingan pribadi.

Jangan ada khianat diantara rekan kerja, upaya bekerja santai, bahkan upaya koruptif, memeras, memanfaatkan celah, atau berkedok diluar tugas utama.

Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan nilai-nilai & budaya yang berakar rumput dengan baik, agar sistem dan kinerja dapat bekerja secara otomatis, menyeluruh, dan berkesinambungan.

Tugas 5, Mata Kuliah Soft Skill Bahasa Inggris

1. ............... many cooper mines in the state of Arizona, a fact which contributes significantly to the state's economy.

A. They are
B. There are
C. Of the
D. The

2. Written to be performed on a ............... , Thornton Wilder's play Our Town depicts life in a small New England community.

A. stage scenery of bare
B. bare of stage scenery
C. scenery bare of stage
D. stage bare of scenery

3. The first explorer ............... California by land was Jeddiah Strong Smith, a trapper who crossed the southwestern deserts of the United States in 1826.

A. that he reached
B. reached
C. to reach
D. reaching

4. Not until Kentucky's Mammoth Cave had been completely explored in 1972 ................... .

A. when was its full extent realized
B. that its full extent was realized
C. was its full extent realized
D. the realization of its full extent

5. With age, the mineral content of human bones decreases, ..................... the more fragile.

A. make
B. and to make
C. thereby making
D. which it makes

6. Alaska found the first years of its statehood costly because it had to take over the expense of services ........... previously by the federal government.

A. to provide
B. be provided
C. providing
D. provided

7. In bas-relief sculpture, a design projects very slightly from its background, ................. some coins.

A. as on
B. because
C. the way that
D. similarly

8. The Chisos Mountains in Big Bend National Park in Texas were created by volcanic eruptions that occurred ............. .

A. the area in which dinosaurs roamed
B. when dinosaurs roamed the area
C. did dinosaurs roam the area
D. dinosaurs roaming the area

9. ............... , the Canadian composer Barbara Pentland wrote four symphonies, three concertos, and an opera, among other works.

A. An artist who, prolific
B. Is a prolific artist
C. Prolific an artist
D. A prolific artist

10. Mango trees, ............... densely covered with glossy leaves and bear small fragrant flowers, grow rapidly and can attain heights of up to 90 feet.

A. whose
B. which are
C. are when
D. which

11. ................ initial recognition while still quite young.

A. Most famous scientists achieved
B. That most famous scientists achieved
C. Most famous scientists who achieved
D. For most famous scientists to achieve

12. The sapphire's transparency to ultraviolet and infared radiation makes ............... in optical instruments.

A. it is of use
B. it uses
C. it a useful
D. it useful

13. According to some educators, the goal of teaching is to help students learn what .................... to know to live a well-adjusted and successful life.

A. do they need
B. they need
C. they are needed
D. as they may need

14. Computers that once took up entire rooms are now ............... to put on desktops and into wristwatches.

A. small enough
B. smaller than
C. so small
D. as small as

15. The ponderosa pine is ................... of most of the timber used by forest-product firms in the Black Hills of South Dakota.

A. the source
B. as source
C. the source which
D. because the source

16. Civil Rights are the freedoms and rights .................. as a member of a community, state, or nation.

A. may have a person
B. may have a person who
C. a person may have
D. and a person may have

17. Richard Wright enjoyed success and influence ................. among Black American writers of his era.

A.  were unparalleled
B. are unparalleled
C. unparalleled
D. the unparalleled

18. ............... of large mammals once dominated the North American prairies: the American bison and the pronghorn antelope.

A. There are two species
B. With two species
C. Two species are
D. Two species

19. Franklin D. Roosevelt was .................. the great force of radio and the opportunity it provided for taking government policies directly to the people.

A. as the first President he understood fully
B. the first President that, to fully understand
C. the first president fully understood
 D. the first President to understand fully

20. During the late fifteenth century, ................ of the native societies of America had professions in the field of arts and crafts.

A. only a few
B. a few but
C. few, but only
D. a few only

Answers :
1. B
2. D
3. C
4. C
5. C
6. D
7. A
8. B
9. D
10. B
11. A
12. D
13. B
14. A
15. A
16. A
17. D
18. D
19. C
20. C

Contoh Kasus Audit Pemasaran: Persaingan Harga Start-up vs Konvensional

KASUS

PERSAINGAN HARGA

ANTARA PELAKU USAHA KONVENSIONAL DAN PELAKU USAHA BERBASIS ONLINE (START-UP)

FENOMENA  BARU KEBANGKITAN SHARING ECONOMY

LATAR BELAKANG :

KEMAJUAN TEKNOLOGI

MELAHIRKAN :

DISRUPTIVE INNOVATION

MASALAH:

KETIDAKSIAPAN

RELEVANT MARKET

 & REGULATOR

AUDIT PEMASARAN

Kegiatan pemeriksaan terhadap program atau strategi pemasaran dari suatu perusahaan secara komprehensif, sistematis, independen, dan berkala.

TUJUAN

Untuk melihat seberapa baik perusahaan menerapkan strategi pemasaran serta demi menciptakan value bagi konsumennya dalam tingkat laba dan kepuasan konsumen.

PEMASARAN

Pemasaran merupakan kunci keberhasilan perusahaan, karena pemasaran merupakan ujung tombak dalam menggali, memelihara dan mengembangkan sumber-sumber penghasilan perusahaan

Oleh karena itu,

 tidak jarang beberapa perusahaan melakukan black marketing strategy, misalnya harga miring, guna meraih konsumen.

Lalu, apakah pelaku sharing economy termasuk salah satunya?

MENGENAL SHARING ECONOMY

Banyak perdebatan mengenai definisi sharing economy

Terutama dalam sudut pandang tujuan.

Apakah konsep sharing economy berorientasi menghasilkan perusahaan yang mencari profit atau non-profit?

AMBIGUITAS

 kata sharing yang berarti berbagi dianggap cenderung melekat dengan istilah non-profit

dan

economy yang lekat dengan dunia usaha dianggap berorientasi pada profit (pro bisnis)

SHARING ECONOMY

Merupakan

konsep atau model bisnis yang  memberikan akses terhadap sumber daya yang dimiliki perorangan atau perusahaan untuk dimanfaatkan/dikonsumsi bersama dengan orang lain.

*Mayoritas difasilitasi

oleh layanan berbasis online.

Ini bukan konsep baru.

Sebelumnya sudah ada layanan mesin cuci otomatis (self-service laundry) yang menerapkan business to consumer (B2C).

Ada juga leasing barang antar perusahaan yang menganut konsep business to business (B2B).

MANFAAT SHARING ECONOMY:

Menurunkan dampak lingkungan karena konsumsi yang berlebihan.
Menghemat biaya dengan cara menyewa atau mengkonsumsi barang bekas layak pakai.
Memberikan akses kepada orang yang membutuhkan suatu barang, namun belum mampu membeli barang tersebut.

—

PRODUK SHARING ECONOMY

Start-Up, misal : gojek, bukalapak, netflix, dll
Komunitas, misal : nebengers, dll

  LATAR BELAKANG KEMUNCULAN SHARING ECONOMY

Sharing economy muncul karena didorong oleh permintaan dari konsumen.
Sharing economy difasilitasi oleh kemajuan teknologi yang berkembang sangat pesat.

 SHARING ECONOMY muncul akibat krisis/perlambatan pertumbuhan ekonomi,

dimana pemanfaatan barang secara kolektif dianggap lebih menguntungkan daripada membeli secara personal.

PERMASALAHAN

Beberapa waktu lalu terdapat aksi demo dari pihak pengemudi taksi konvensional yang menolak adanya taksi online, hingga berujung aksi radikalisme.
Taksi konvensional menilai layanan transportasi berbasis online melakukan persaingan harga tidak sehat untuk mendapatkan konsumen.
Kenapa permasalahan baru muncul sekarang? Padahal konsep belanja online yang sudah muncul terlebih dahulu di Indonesia tidak memiliki permasalahan seperti ini?

Ketidaksiapan pemerintah sebagai regulator dalam mengantisipasi dampak globalisasi dari kemajuan teknologi.
Tidak ada regulasi atau peraturan pasti memayungi para start-up, sementara pasar (konsumen) membutuhkan mereka sebagai terobosan baru.
Ketidaksiapan beberapa komunitas/kalangan untuk menerima kemajuan teknologi.
Ketidaksiapan relevant market menghadapi persaingan bebasis teknologi.

Bagaimana Start-up dapat menerapkan harga miring?

Pada konsepnya, start-up hanya mempertemukan antara konsumen dan penyedia jasa.
Mereka tidak memiliki biaya operasional yang besar untuk merawat aset-aset tetap, dan bahkan mereka tidak melakukan pembelian terhadap aset-aset tersebut, karena mereka hanya memfasilitasi konsumen dan pengguna jasa melalui layanan aplikasi.

Dukungan para angels atau ventura capital asing yang memberikan subsidi.

Dengan biaya-biaya minimal dan permintaan pasar yang sangat tinggi, tidak heran mereka dapat menerapkan harga miring.

Ditambah dukung venture capital asing yang mensubsidi mereka.

Start-up tidak dibebani pajak, karena mekanisme belum mengaturnya. Dapat dilihat dari kendaraan yang berplat hitam.

Pelayanan yang cepat, nyaman, dan mudah diakses membuat permintaan pasar tinggi.

Mengapa Venture Capital Asing banyak berinvestasi di Indonesia?

Perlambatan ekonomi negara maju.

Bunga yang masih tinggi di Indonesia.

Potensi pasar domestik Indonesia yang besar.

Negara demokrasi yang matang dan relatif aman.

—

Konon kabarnya, banyak venture capital asing di Indonesia, adalah venture capital yang sama

dengan venture capital yang membiayai start-up di Sillicon Valley, USA, seperti: Facebook, Twitter, Google, Yahoo, dll.

GANTI MODEL ATAU GANTI PERATURAN?

Start-up menciptakan disruptive innovation, yaitu menciptakan model bisnis yang sebelumnya tidak ada, menjadi subtitusi baru dari produk yang sudah ada, bahkan menciptakan pasar baru yang sebelumnya tidak ada.

Jika kepentingan konsumen sebagai prioritasnya, maka start-up harus didukung.

Tetapi, regulasi dibutuhkan agar standar pelayanan minimal dari keselamatan & keamanan tercapai.

Sebagai regulator, pemerintah harus memfasilitasi dengan payung hukum yang tepat, agar terjaminnya perlindungan hukum bagi semua pihak (win-win solution).
Pendekatan kebijakan:
Metode ex-ante, yaitu pemerintah melakukan intervensi pasar, misalnya menentukan siapa yang menjadi pemain utama dalam bisnis ini.

Metode ex-pose, yaitu menguji dengan hukum persaingan dan kebutuhan konsumen.

Di sisi lain, Perusahaan Konvensional harus mampu beradaptasi dengan kemajuan teknologi dan perkembangan bisnis.

Tidak menyalahkan pihak lain, lebih banyak berinovasi dan menerapkan strategi guna menghadapi serta beradaptasi akan kemajuan teknologi dan perkembangan bisnis.

Menjaga nama baik perusahaan (brand), karena itu adalah modal utama dalam dunia bisnis saat ini untuk meraih konsumen.

Pelaku Start-Up harus mendukung dan membantu pemerintah untuk membuat kebijakan terkait sharing economy, agar tidak ada kesalahpahaman berlanjut.

Boleh terus berinovasi, tetapi harus mampu menyesuaikan dengan kondisi sosial dan budaya yang ada di Indonesia.

Diharapkan mampu menjadi motor perekonomian baru bagi Indonesia di era globalisasi dan berkontribusi nyata bagi masyarakat melalui ekonomi digital.

KESIMPULAN

Banyak faktor  (internal & eksternal) yang mempengaruhi pencapaian penjualan dari marketing.
Model bisnis saat ini tidak money oriented dan tidak memprioritaskan margin laba tinggi.
Persaingan harga bukan faktor penentu, karena kualitas produk, service, dan brand (nama baik) memiliki pengaruh signifikan terhadap penjualan.

Dunia saat ini terus mengalami perubahan dan penuh dengan ketidakpastian.

Mungkin yang pasti di dunia ini hanya kematian.

Jika dulu kita harus pergi ke Mall atau ke pasar untuk berbelanja, kini kita bisa berbelanja melalui Lazada, Zalora, Bukalapak, Tokopedia, dll.
Jika dulu kita harus menunggu angukatan umum yang lewat dan kosong, kini kita bisa menunggunya di rumah via aplikasi gojek, uber, grab, dll.

Jika dulu kita hanya menonton via TV atau bioskop, kini banyak yang beralih pada aplikasi Netflix.

Jika dulu orang berpergian harus menginap di hotel, kini kita bisa menginap di rumah warga setempat melalui aplikasi Airbnb.
Masih banyak perubahan yang telah dan akan terjadi.
Kita harus mampu beradaptasi.

— SARAN DAN HARAPAN

Di era persaingan yang semakin liberal ini, sudah seharusnya semua pihak terkait (pemerintah, pelaku usaha, dan masyarakat) mampu menekan egonya serta berkolaborasi demi kepentingan bersama.

Ekonomi digital memiliki potensi yang besar bagi perekonomian Indonesia di masa depan,

karena Bangsa kita sedang mengalami Bonus Demografi dengan banyak generasi muda yang melek teknologi.

Tugas 4, Mata Kuliah Soft Skill Bahasa Inggris Bisnis 2

Tugas 3, Mata Kuliah Soft Skill Bahasa Inggris Bisnis 2