Contoh Kasus Audit SDM: Studi Kasus pada PT KAI

Sejarah SDM

Manajemen SDM merupakan cara pengelolaan aktivitas perusahaan yang menyangkut tenaga kerja.

Cara pengelolaan tersebut mengalami perkembangan yang awalnya manusia hanya sebagai faktor produksi (yang untuk bekerja saja harus dipaksa dari penguasa kepada manusia yang tidak berdaya atau disebut juga perbudakan).

Selanjutnya perbudakan dihapuskan, dan manusia mendapatkan haknya untuk mendapatkan imbalan sesuai atas kontribusi yang diberikan.

Kontribusi meningkatkan maka imbalan pun meningkat, begitu sebaliknya.

Oleh karena itu, terciptalah sistem administrasi pesonalia atau disebut juga manajemen SDM untuk mengelola aktivitas tsb.

Untuk mengawasi sistem manajemen SDM berjalan dengan baik, maka dilakukan audit SDM.

Definisi Audit SDM

Adalah proses pemeriksaan terhadap kebijakan, prosedur, dokumentasi, sistem, dan kinerja seluruh sumber daya manusia dalam suatu perusahaan.

Audit SDM dapat membantu perusahaan dalam menilai kinerja dari departemen SDM (HRD).

Tujuan Audit SDM:

Untuk mengungkapkan kelebihan dan kekurangan terhadap kinerja sistem SDM dalam suatu perusahaan.

Selanjutnya, dilakukan analisis dan evaluasi untuk meningkatkan performa SDM.

Audit SDM merupakan salah satu komponen penting untuk mengetahui perkembangan dan standar kualitas dalam sebuah perusahaan, terutama perusahaan jasa.

SDM merupakan intangible asset yang sangat bernilai bagi kemajuan perusahaan.

Manfaat Audit SDM adalah diharapkan mampu membentuk karakter SDM yang unggul, berintegritas, dan produktif.

Sehingga, dapat  menjadi kekuatan dan meningkatkan nilai perusahaan (value of the firm).

SDM menjadi modal utama perusahaan (Human Capital).

Proses audit SDM terdiri dari 8 komponen utama, yaitu:

1.Sistem Informasi Manajemen SDM

2.Rekrutmen

3.Dokumentasi

4.Pelatihan, pengembangan, dan jalur karir

5.Kompensasi dan imbalan

6.Pengukuran kinerja dan evaluasi

7.Peralihan dan pemberhentian

8.Perlindungan hukum dan personalia

STUDI KASUS PADA PT KAI

Industri Kereta Api adalah industri yang padat modal sekaligus padat karya.

Awalnya moda kereta api di Indonesia dipersepsikan jauh dari modern, kumuh, massal, jorok, hanya untuk kalangan ekonomi bawah, dan menjadi pilihan terakhir jika moda transportasi lain tidak ada.

Setelah melalui transformasi, terutama peningkatan kualitas SDM, kini moda Kereta Api menjadi pilihan utama konsumen dan menjadi salah satu BUMN terbaik di Indonesia.

Permasalahan yang pernah dihadapi (tahun 2009):

Defisit keuangan yang kronis

Pertumbuhan subsidi operasional

Sistem harga yang tdk menyesuaikan biaya

Biaya operasional tinggi

Efisiensi operasional & teknis yang rendah

Produktivitas tenaga kerja yang rendah

Rendahnya kualitas jasa pelayanan

Buruknya perawatan asset

Kurangnya dana investasi infrastruktur transportasi

Kurangnya partisipasi pihak swasta di sektor transportasi

Solusi yang dilakukan PT KAI terkait SDM

Komitmen pemimpin

Reorganisasi

Perubahan kesejahteraan

Hubungan industrial yang harmonis

Perubahan program pengembangan SDM (Replacement & Carier Path)

Perubahan sistem administrasi

Perubahan pola rekrutmen

Transformasi SDM

Adalah proses perbaikan perusahaan secara keseluruhan (transformasi) bertujuan untuk mencapai hasil akhir berupa Kinerja Perusahaan yang Lebih Baik (better corporate performance)

3 komponen transformasi SDM PT KAI:

Komitmen Manajemen

Penerapan Manajemen Perubahan (Change Management)

Implementasi Teknologi Informasi

Komitmen Manajemen : 

1.Sistem Baru Remunerasi kenaikan tingkat imbalan (gaji/pendapatan) dalam bentuk uang tunai atau fasilitas.

2. Imbalan dan Penalti Terkait Kinerja:

- menghargai prestasi, inisiatif, & ketekunan

- sebagai motivasi

- sebagai peringatan agar tidak lalai

- meningkatkan kinerja perusahaan

- menghindari kerugian perusahaan

- menghilangkan budaya senioritas

3. Merekrut Para Professional

- untuk mempercepat proses transformasi

- faktor keamanan & keselamatan (Jasa Transportasi menyangkut nyawa manusia)

4. Penegakan Aturan (Law Enforcement)

Sistem sanksi, insentif, & transparansi untuk mencapai CGG (Corporate Good Governance)

5. Pengembangan SDM

- perencanaan karir

- pelatihan internal oleh Pusat Pendidikan dan Pelatihan KAI

- kursus teknik & manajemen di dalam negeri

- pelatihan di luar negeri

- studi banding kereta api luar negeri

Implementasi Teknologi Informasi

Bertujuan untuk mengelola pekerja berjumlah hampir 27.000 orang dengan rapi & tertib.

Dengan teknologi informasi akan didapatkan data pekerja yang valid, objektif, dan ter-update, sehingga keputusan manajemen terkait tenaga kerja menjadi lebih cepat.

Misal, talent maping, yaitu pemetaan SDM berdasarkan bakat setiap individu sesuai aspek kekuatan yang bersangkutan dan dibandingkan dengan aspek kebutuhan perusahaan.

PT KAI menggunakan SAP (System Application and Product in Data Processing).

Apa Itu SAP?

- aplikasi ERP yang terlah teruji di berbagai bidang

- SAP memiliki solusi spesifik

- SAP memiliki fleksibilitas dengan aplikasi yang sudah ada

- SAP memiliki bisnis proses yang teruji

- SAP menjamin integritas data & informasi

- SAP meningkatkan kontrol terhadap kepatuhan atas SOP & kebijakan standar

Manfaat SAP:

- Database pekerja untuk perencanaan kebutuhan pegawai lebih akurat

- Adanya bisnis proses baru yang telah teruji dan dapat menciptakan budaya perusahaan yang baru

- Memudahkan fungsi kontrol di personalia

- Mempercepat proses adm kepegawaian

- Penyederhanaan birokrasi SDM

-Terintegrasi dengan modul lain seperti keuangan/akuntasi (FI/CO), material management & plan maintenence (MM/PM)

Manajemen Perubahan

1.Kepemimpinan Perubahan

- proses kepemimpinan berdasarkan teladan.

- penerapan gaya kepemimpinan pada struktur, budaya, dan strategi perusahaan.

- customer oriented

2. Transformasi Nilai-Nilai & Perubahan Paradigma

- perubahan logo menggambarkan semangat dan budaya baru perusahaan

- budaya pelayanan

- budaya prestasi

5 nilai budaya KAI (integritas, professional, keselamatan, inovasi, dan pelayanan prima)

3. Reorganisasi Manajemen dan Struktur Perusahaan

Untuk mendukung transformasi nilai budaya kerja yang baru, disesuaikan dengan visi & misi perusahaan.

Fungsi Perusahaan sebelum tahun 2009 :

-Operasi

-Teknik

-SDM & Umum

-Keuangan

-Pengembangan Usaha

Fungsi Perusahaan KAI saat ini:

-Komersial

-Operasi

-Prasarana & Pengembangan

-Sarana

-Keselamatan & Keamanan

-Pengembangan SDM & IT

-Logistik dan Aset KAI

-Aset Tanah dan Bangunan

-Keuangan

Dampak perubahan organisasi (Reorganisasi) :

-Peluang peningkatan karir

-Spesialisasi tenaga kerja yang lebih tajam

-Batasan ukuran kinerja semakin jelas

-Biaya tenaga kerja, khususnya level manajerial, yang meningkat

-Terjadinya mekanisme saling mendukung dan saling mengawasi di antara direktorat.

 KESIMPULAN

Nyawa sebuah perusahaan terletak pada kualitas SDM-nya, oleh karena itu SDM harus dikelola dengan tepat.

SDM dapat menjadi kunci kemajuan suatu perusahaan, tetapi SDM juga dapat menjadi penyebab kemunduran perusahaan.

Untuk itu, sebuah perusahaan membutuhkan budaya, sistem dan etos kerja yang baik untuk memelihara serta meningkatkan kinerja tiap-tiap individu.

Etos kerja yang baik adalah semangat memajukan organisasi di atas kepentingan pribadi.

Jangan ada khianat diantara rekan kerja, upaya bekerja santai, bahkan upaya koruptif, memeras, memanfaatkan celah, atau berkedok diluar tugas utama.

Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan nilai-nilai & budaya yang berakar rumput dengan baik, agar sistem dan kinerja dapat bekerja secara otomatis, menyeluruh, dan berkesinambungan.